كيف تدير وقتك وتستثمر حياتك بفاعلية؟

-ليس لدي وقت.
-وقتي ضيق و لا أستطيع التواصل مع أسرتي.
-يا ليت يومي ثمان وأربعين ساعة لأنجز كثيراً... و عبارات أخرى كثيراً ما نسمعها ونرددها يومياً، كلنا نشكو من كثرة الأعمال وقلة الأوقات، لكن الحقيقة تقول إن الوقت كافِ ويملكه الجميع بشكل متساوِ، فأين تكمن المشكلة إذاً؟ بالتأكيد جزء كبير من المسؤولية يقع علينا، وعلى طريقة إدارتنا واستخدامنا للوقت وفهمنا له .
فماذا يعني الوقت لنا، وكيف نتعامل معه؟ و إلى إي مدى نستطيع التحكم به ؟ و ما هي مضيعات الوقت لدينا؟ وهل حاولنا السعي بشكل جدي لإدارة وقتنا بفعالية؟ وكيف ذلك؟
في هذه المقالات تجدون إجابات شافية وكافية عن إدارة الوقت..
ولنتحدث الآن عن قيمة الوقت و كيفية إدارته :
وقتك أعظم رأس مال تملكه :
كم نحن مستهترون بأعز ما نملك؟! لو كنا نضيع كل يوم خمس دقائق من كل ساعة فإننا عملياً سنضيع ساعتين خلال يوم واحد، وسنضيع شهرياً ستين ساعة، وأما ما نحصده من ساعات مهدورة على مدى السنة فسيكون سبعمائة وعشرون ساعة، وبذلك يكون ناتج هذه الدقائق الخمس على المدى العمري الطويل لإنسان عاش ثمانين سنة ما يعادل ست سنوات و نصف من عمره تقريباً، فلهذا لابد لنا أن ندق ناقوس الخطر بعد ما رأينا ما تفعله الدقائق الخمس الضائعة من أصل كل ساعة يومياً ؟

والحل الفوري والفعال لمشكلة إدارة الوقت يمكننا إجماله في كلمتين أساسيتين ( إدارة الوقت) وتعتمد هذه الإدارة بشكل أساسي على إدارة السلوك نفسه و إدارة الشخصية فمن خصائص هذا الوقت أنه يمر عليّ وعلى غيري، فالمسألة تتعلق بي أنا شخصياً وبسلوكي الخاص ضمن نطاق هذا الوقت، فنحن نضفي على الوقت الكثير من الصبغة المشاعرية أكثر منها صبغة تنظيمية, وبذلك يغدو الوقت طويلاً مملاً على المريض الذي يتأوه في فراشه، و سريعاً مرحاً لإنسان يمر في لحظات نصره، وعظيماً فعالاً لمن يملك إدارة سلوكه وشخصيته وفق ما يقتضيه هدفه المحدد من هذا الوقت.
الآن الآن وليس غداً توقف واسأل نفسك :
ولتحصل على ما تريده فعلياً من وقتك، توقف لدقيقة في بداية اليوم و اسأل نفسك الأسئلة الستة التالية، وتذكر بأن تدوين الإجابات عن هذه الأسئلة سيجعلك تشعر بقيمة وقتك :
• ماذا أريد أن أحققه في هذا اليوم من أعمال ؟
• هل دونت ما أريد فعله وأدرجته في وقته المناسب وأعطيته ما يكفي لإنجازه ؟
• هل حددت ماذا أريد من وقتي أم أنني أترك الآخرين يحددون لي ماذا عليّ فعله أو متى أبدأ العمل ومتى أنهيه؟
• ما هو أهم شيء عليّ أن أفعله إذا علمت بأن هذا آخر يوم من أيام حياتي؟
• ما هو حجم الانزعاج الذي قد يعترضني إذا لم أحقق الهدف الذي حددته وهدفت إليه من وقتي؟!
وأخيراً إلى أين تسير بي ساعات وأيام عمري ؟.

فن إدارة الوقت:
لا شك أنه لا يستطيع أحدٌ أن يسيطر على وقته كلياً، إنما من الضروري امتلاك مهارة إدارة الوقت من خلال التغلب على مبددات الوقت والتحكم فيه بشكل أكبر، وهذه المهارات لا يمكن حفظها و استظهارها بل فهي بحاجة إلى الفهم و الاستيعاب و التعديل و التطبيق على الظروف الخاصة لكل منا بالطريقة التي تناسب كل فرد..
وهنا نقدم إليك العديد من النصائح التي تساعدك في اختصار الوقت والسيطرة عليه من أجل تحقيق الأهداف بأقصر وقت ممكن:
أولاً- خطط ليومك ولا تتركه تبعاً لنزوات الآخرين, فالتخطيط يتجسد في تحديد الأهداف ( بعيدة المدى ) في المجالين الشخصي و المهني وفي تحديد الأهداف القصيرة المدى، ثم تحديد الأولويات حسب أهميتها في تحقيق هذه الأهداف بالاستناد إلى المدة الزمنية اللازمة لتحقيق كل غرض و هدف .
ثانياً- اعرف ذاتك فهذا يعتبر بمثابة مفتاح النجاح, فمن الضروري أن تعرف أي نوع من الأشخاص أنت, من أجل البحث عن أفضل الخطط التي تساعدك في التغلب على نقاط ضعفك و في النهوض بمهامك ، وبالتالي احرص على تخطيط يوم مثالي يقوم على أفضل أوقات عملك .

ثالثاً- اجتهد في إعداد خطة يومية مكتوبة تتكون من العناصر الأساسية الآتية :
1- تحديد المهام و الأنشطة التي يجب إنجازها و المرتبطة بالأهداف ( البعيدة المدى ).
2- جدولة هذه المهام زمنياً ( تحديد الوقت المخصص لكل مهمة )..
3- تصنيف هذه المهام حسب الأولوية التي تتضمن جانبين، الأهمية على المدى الطويل، والملحة العاجلة على المدى القصير، فالمهمات الملحة العاجلة ينبغي إنجازها على الفور بصرف النظر عن مدى أهميتها ، ثم يأتي دور أداء المهمة فالأقل أهمية و هكذا ...
4- ضرورة ترك مساحة زمنية احتياطية تكون بمثابة منطقة فاصلة لمواجهة الأزمات و الطوارئ.
5- ترك وقت للراحة وللأسرة و للنفس .
6- الالتزام بتنفيذ الخطة اليوم و ليس غداً ....

رابعاً- اعمل سجلاً تحدد فيه طريقة سير الوقت لديك على أن يتضمن:
1- سرد مفصل دقيق تحدد فيه الأنشطة بعبارات واضحة تصف مدى أهمية هذه الأنشطة أولاً.
2- تسجيل كل شيء يمر في يومك حتى المجاملات و أحلام اليقظة و المقاطعات القصيرة ، لأنها تساهم في مجموع الوقت الكلي الذي يهدر ....
3- قم بهذه العملية على امتداد اليوم كله و ليس في نهايته تجنباً للنسيان، و لمدة أسبوع.
4- لاحظ وجود تاريخ اليوم، وسجل من ثلاثة إلى ستة أهداف لليوم تتعلق بالمهام التي يتعين إنجازها، مع تحديد موعد نهائي لتحقيق كل هدف.

5- تحديد أولوية كل بند على حدا، و يقصد بذلك أن تعود في نهاية اليوم إلى النظر في نسب الوقت التي قضيتها في أداء البنود ذات الأولوية المتقدمة. ونقدم لك هنا طريقة تصنيف الأولويات:
أ – هام و عاجل: يجب أن لا تفوض .
ب- هام و غير عاجل: ينبغي تفويض أجزاء من المهام.
ج- أمور غير هامة و عاجلة: من الأفضل تفويضها .
د- غير هام و غير عاجل: ( الأعمال الروتينية ) و يجب تفويضها .
ع- ضائع, ( لماذا فعلت ذلك ؟ )
و- تخصيص خانة للملاحظات لتسجيل أفكارك عن الكيفية التي كان عليك أن تأخذ بها لتحقيق نتائج أفضل.
ي- كن أميناً مع نفسك ، و قم بتحليل السجل بعمق لاكتشاف أين يضيع وقتك .

خامساً- امتلك المرونة لتغيير الطريقة التي اعتدت عليها في إنجاز أمورك عندما تجد نفسك مضغوطاً في الوقت ( كتغيير مكان العمل والاستيقاظ المبكر و طلب المساعدة ).
سادساًـ توقف عن التسويف ( التأجيل ) و هو اكبر مسببات مشاكل إدارة الوقت ...
سابعاًـ استعن بالآخرين عندما يصعب إنجاز مهام محددة وذلك بالاعتماد على الأشخاص أصحاب الكفاءات القادرين على تأدية العمل المطلوب ( التفويض الفعال ).
ثامناًـ تريث في اتخاذ القرارات و التقليل من ردود الأفعال ، وتأكد من توفر المعلومات المطلوبة لإنجاز المهام قبل التورط واتخاذ قرارات سريعة قد تخلق ضغوطاً لا داعي لها.
تاسعاًـ احرص على معرفة الوقت الذي تكون فيه الجودة المعقولة هي المطلوبة، و هذا يعني التوقف عن العبث المستمر بالوقت و استغلاله في فعل أشياء أكثر أهمية.